« Ça coûte 89 francs par mois. » « Et ça rapporte quoi ? » Si vous devez défendre l’achat devant un associé, une fiduciaire ou simplement devant vous-même, il vous faut mieux qu’une intuition. Voici le calcul du ROI d’un logiciel de planning pour une PME terrain de 15 personnes, avec toutes les hypothèses affichées pour que vous puissiez les contester, les ajuster et refaire le calcul avec vos propres chiffres. Y compris une version pessimiste, parce qu’un calcul qui ne tient que dans le scénario optimiste ne vaut rien.
Les hypothèses (d’où viennent les minutes gagnées)
Tout le calcul repose sur une question : combien de temps une équipe perd-elle chaque jour à cause d’un planning invisible ou flou ? Notre article sur les 5 gouffres à temps d’une journée de chantier détaille la décomposition : départ flottant le matin (15-20 min), aller-retour au dépôt pour du matériel non préparé (30-45 min quand il survient), attente d’une machine ou d’une consigne (10-20 min), flou d’affectation (10 min).
Nos clients estiment gagner environ 15 minutes par jour et par collaborateur une fois le planning visible de tous et préparé la veille. C’est une estimation issue de leurs retours, pas une étude scientifique. Nous la présentons comme telle. Pour le calcul de base, nous la rabotons volontairement à 10 minutes par jour et par collaborateur.
Les autres hypothèses : PME de 15 collaborateurs terrain, 21 jours ouvrés par mois, coût employeur complet de 55 CHF par heure (salaire + charges, réaliste pour le second œuvre romand, ajustez selon votre convention). Côté coût, l’abonnement EasyPlanning pour 10 à 19 collaborateurs : 89 CHF par mois en équivalent mensuel, facturé annuellement, sans setup. La grille complète est sur la page nos tarifs au forfait.
Le calcul de base
| Poste | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Temps récupéré par jour | 15 collaborateurs × 10 min | 150 min = 2,5 h |
| Temps récupéré par mois | 2,5 h × 21 jours ouvrés | 52,5 h |
| Valeur mensuelle | 52,5 h × 55 CHF/h | environ 2 887 CHF |
| Coût mensuel de l’outil | équivalent 10-19 collaborateurs | 89 CHF |
| Gain net mensuel | 2 887 - 89 | environ 2 798 CHF |
| Ratio | 2 887 / 89 | environ 32× |
Calcul de base pour 15 collaborateurs, 10 minutes gagnées par jour, 21 jours, 55 CHF/h. Équivalent mensuel, facturation annuelle.
Ajoutez le coût de mise en place, environ trois heures de votre temps pour migrer, disons 200 CHF valorisés. Le montant réellement encaissé est annuel : 89 × 12 = 1 068 CHF. Avec environ 2 887 CHF de valeur récupérée par mois, ces 1 068 CHF plus les 200 CHF de mise en place sont couverts après environ 9 jours ouvrés, donc pendant la deuxième semaine, pas avant la fin de la première. C’est un ratio presque gênant, et c’est précisément pour cela qu’il faut le maltraiter un peu.
La version pessimiste (divisons tout par quatre)
Supposons que nous soyons très au-dessus de la réalité : que le gain ne soit pas de 10 minutes mais de 2,5 minutes par jour et par collaborateur, le quart de l’hypothèse déjà prudente, un sixième de l’estimation de nos clients. Refaisons le calcul : 15 × 2,5 min = 37,5 min/jour, soit 13,1 heures par mois, soit environ 722 CHF de temps productif. Contre 89 CHF d’équivalent mensuel : ratio de 8×, gain net d’environ 633 CHF par mois.
Autrement dit : pour que l’achat soit une mauvaise affaire, il faudrait que l’outil fasse gagner moins de 20 secondes par jour et par collaborateur (89 CHF ÷ 55 CHF/h ÷ 21 jours ÷ 15 personnes). Si un planning visible depuis le chantier, des absences intégrées et zéro conflit de machine ne font pas gagner 20 secondes par personne et par jour, c’est que votre organisation actuelle est déjà parfaite. Auquel cas, sincèrement, gardez-la.
Ce que le calcul ne capte pas
Par honnêteté, dans les deux sens.
Les gains non chiffrés ici : les litiges d’heures et de régies tranchés par l’historique des affectations (une seule facture de régie sauvée paie l’année), les locations de machines évitées par une meilleure rotation, le recrutement (une boîte organisée retient mieux ses bons éléments), et la charge mentale du patron, qui ne rentre dans aucun tableau mais que tous nos clients citent en premier.
Les coûts non chiffrés : votre temps d’apprentissage (une à deux heures), la période de double système pendant la première semaine, et le risque d’échec d’adoption si l’équipe n’est pas embarquée. Réel, mais c’est justement ce que l’essai gratuit permet de tester avant d’engager un franc. Un outil adopté à moitié ne produit pas la moitié du gain : il en produit très peu. L’adoption est la variable qui commande tout le calcul, bien avant le prix, un point détaillé dans notre guide du logiciel de planning pour PME.
Faites le vôtre : le tableau par taille d’équipe
Mêmes hypothèses prudentes (10 min/jour/collaborateur, 21 jours, 55 CHF/h), grille EasyPlanning correspondante, tarifs de référence exprimés par mois, facturation annuelle :
| Effectif | Temps récupéré/mois | Valeur | Équivalent /mois | Ratio |
|---|---|---|---|---|
| 5 collaborateurs | 17,5 h | environ 962 CHF | 59 CHF | environ 16× |
| 15 collaborateurs | 52,5 h | environ 2 887 CHF | 89 CHF | environ 32× |
| 25 collaborateurs | 87,5 h | environ 4 812 CHF | 119 CHF | environ 40× |
| 40 collaborateurs | 140 h | environ 7 700 CHF | 179 CHF | environ 43× |
Mêmes hypothèses pour quatre paliers EasyPlanning. Montants mensuels équivalents, facturation annuelle.
Pour personnaliser : (votre effectif) × (minutes gagnées estimées) × (jours ouvrés) × (votre coût horaire chargé) ÷ 60, comparé à votre palier. Prenez vos chiffres, pas les nôtres. Et si vous doutez des minutes gagnées, mesurez-les pendant l’essai : une semaine avec l’ancien système en notant le temps de coordination, une semaine avec l’outil. Le chiffre qui sortira sera le seul qui compte.
Questions fréquentes
Quel est le ROI d’un logiciel de planning pour une PME ?
Avec des hypothèses prudentes (10 minutes gagnées par jour et par collaborateur, 55 CHF de coût horaire chargé), une PME de 15 personnes récupère environ 2 887 CHF de temps productif par mois pour un équivalent de 89 CHF par mois (facturation annuelle), soit un ratio d’environ 32 pour 1. Même en divisant le gain par quatre, le ratio reste de 8 pour 1. Le retour sur investissement se joue dès les premières semaines.
Ces minutes gagnées sont-elles vraiment facturables ?
Objection légitime : 10 minutes éparses ne se transforment pas mécaniquement en 10 minutes facturées. Une partie devient du travail productif (départ à l’heure, pas d’aller-retour dépôt), une partie devient de la marge de sécurité. C’est pourquoi le calcul utilise déjà une hypothèse rabotée et propose une version pessimiste divisée par quatre : même en ne valorisant qu’un quart des minutes, l’abonnement est couvert huit fois.
Comment vérifier le calcul avant d’acheter ?
Mesurez pendant l’essai gratuit : une semaine témoin avec votre système actuel en notant le temps de coordination (préparation du planning, appels, messages, allers-retours), puis une semaine avec l’outil sur vos vraies données. Comparez les deux totaux et multipliez par votre coût horaire. Trente jours sans carte bancaire suffisent largement pour obtenir votre propre chiffre plutôt que le nôtre.
